Errores comunes al crear un evento presencial (Parte uno)

Errores comunes al crear un evento presencial (Parte uno)

Como coach profesionales siempre tenemos que hacer actividades. Crear un evento presencial, tiene su esfuerzo y es un evento que no está exento de errores.

Conoce los errores comunes y mira en cuáles han pecado en caer:

No creer en la Ley de Murphy

Tienes que estar preparada para todo cuando de crear un evento presencial se trata. Si no tienes planes de respaldo o alternativas, puedes tener problemas.

Siempre es difícil trabajar cuando las cosas se salen de control. Pero te garantizo que será más fácil manejarlo si has pensado en soluciones de antemano. El tratar de encontrar soluciones de emergencia cuando algo se ha complicado es una tarea tediosa.

No consideres que con definir el proceso del evento ya estás hecha, esto puede darte conflictos. Debes asegurarte de lo que ambos tienen. Desarrollar planes detallados y planes de contingencia.

Para que evites que esta ley te atrape, aprende a tener un manejo del riesgo, verifica cada detalle y delega en otros que tengan habilidades en tareas puntuales si creas un proceso bien estructurado podrás usarlo en más de una ocasión.

En el proceso verifica que todo avanza a buen ritmo. Que los tiempos de entrega van bien, mira que la comunicación fluya con fluidez y que los frentes están cubiertos.

Hacerlo de esta manera te va a ayudar a hacer las cosas más fáciles. Prevendrás problemas y no caerás en fiascos ni fracasos.

Subestimar el volumen del evento

Suele pasar cuando estás en el proceso de crear un evento presencial que no mides el tamaño del asunto. No calculaste correctamente y esto te puede salir caro.

Muchas personas necesitan espacio amplio y atención, si no puedes tenerlo o no calculaste la cantidad de personas, tendrás personas y:

  • No habrá donde ponerla.
  • No tendrás refrigerios para todos.
  • El manejar grupos grandes que entran y salen del evento puede ser tedioso.

Considera entonces:

Infórmate bien de lo que vas a hacer y el público que esperas. Estima la cantidad aproximada, si es tu primera vez, consulta con otras coach más experimentadas.

Al contar con esta información, distribuye los recursos de forma adecuada para que todo fluya correctamente.

No adaptarte a los cambios inesperados

Una constante cuando estamos en el proceso de crear un evento presencial es que aparecen cambios frecuentes.

Así como pasa en la vida, todo cambia y la mayor parte del tiempo las cosas suceden y hay que hacer otra para todo fluya bien.

Piensa en quienes están involucrados en la planeación y la organización de los eventos, las tareas que se emprenden y también imagina el resultado de no monitorear estos cambios y de no tener a todo mundo en el estado actual de las cosas.

Debes poner en marcha esto para monitorear el proceso de planeación, este sistema permite que:

  • Guardes documentos y rastrees los cambios.
  • Des acceso a los miembros del equipo.
  • Mires el calendario de eventos.
  • Manejes recursos.
  • Comentes los cambios que se han hecho en el grupo de trabajo.

Tener éxito en el proceso de los cambios implica que puedas crear un evento presencial con éxito.

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